Voorwaarden voor deelnemers, sponsoren en exposanten van evenementen

Lees ook onze Algemene gebruiks-, en verkoopsvoorwaarden en Algemene leveringsvoorwaarden.

1 Definities

Deelnamekosten: De volgens de overeenkomst van deelname door de Deelnemer aan De Uitgever verschuldigde vergoeding voor de deelname aan het Evenement.

Deelnemer: Degene die met de Uitgever een overeenkomst van deelname aan het Evenement heeft gesloten.

Evenement: Het evenement, de beurs, het congres of de tentoonstelling en daaraan gerelateerde workshops/seminar/trainingen of studiereis ter zake waarvan de overeenkomst van deelname is gesloten, resp. door de Uitgever en/of in opdracht van Opdrachtgever wordt georganiseerd. Opdrachtgever: De partij die de Uitgever opdracht geeft een Evenement te organiseren.

Inschrijfformulier: Het document waarin de overeenkomst van deelname is beschreven en vastgelegd.

Opdrachtbevestiging: Het document waarin de overeenkomst van sponsoring is beschreven en vastgelegd. Dit is de overeenkomst waarin de Uitgeverij voor een bepaalde periode onder bepaalde voorwaarden Standruimte, promotiemogelijkheden en/ of diensten aan de Deelnemer ter beschikking stelt.

Promotiemogelijkheden en diensten:  De in geld uitgedrukte, aan de Sponsor ter beschikking gestelde, mogelijkheden om zijn product, dienst of merk anders dan met behulp van Standruimte onder de aandacht te brengen.

Sponsor/Exposant: Degene die met de Uitgever een overeenkomst tot sponsoring ten behoeve van, resp. exposeren tijdens het Evenement heeft gesloten.

Sponsorgelden: De volgens de overeenkomst van sponsoring door de Sponsor aan de Uitgever verschuldigde vergoeding voor het gebruik van de Standruimte en overige overeengekomen diensten en voor de in die overeenkomst omschreven door de Uitgever verrichtte en te verrichten, algemene organisatorische diensten.

Standruimte: De in vierkante meters uitgedrukte, aan de Sponsor ter beschikking gestelde, expositieoppervlakte, waarvan de locatie en de vorm door de Uitgever wordt aangegeven.

Uitgever: Minoc Media Services BvbA

2 Toepasselijkheid

Op alle overeenkomsten, aanbiedingen en/of offertes van de Uitgever met betrekking tot deelname aan evenementen zijn naast de algemene bepalingen de onderhavige voorwaarden voor evenementen van toepassing.

3 Data en duur

  1. Indien naar het oordeel van de Uitgever bijzondere omstandigheden zulks rechtvaardigen, kan de Uitgever de voor het Evenement vastgestelde data wijzigen, dan wel het Evenement geen doorgang doen vinden. Onder bijzondere omstandigheden zijn begrepen: onvoldoende belangstelling, onvoldoende representatief aanbod, onderlinge onenigheid in de betreffende branche en al die omstandigheden die na afweging van belangen naar het oordeel van de Uitgever het welslagen van het Evenement in gevaar kunnen brengen.
  2. Bij wijziging van de vastgestelde data blijft de overeenkomst van deelname onverkort van kracht. In alle gevallen is de Deelnemer c.q. Sponsor gehouden de in verband met zijn deelname c.q. sponsoring op zijn verzoek door of middels de Uitgever gemaakte overige kosten integraal te voldoen.
  3. In geen geval kan de Deelnemer c.q. Sponsor jegens de Uitgever enig recht op schadevergoeding, hoe dan ook, op grond van een besluit als bedoeld in artikel A.3.1 en A.3.2 omschreven doen gelden.

4 Betaling

  1. De Deelnamekosten zijn verschuldigd op de in de overeenkomst van deelname bepaalde tijdstippen. De Uitgever heeft het recht te factureren zodra het Inschrijfformulier ondertekend retour is ontvangen. Een factuur kan worden vooraf gegaan door een voorschotnota.
  2. Ten aanzien van Sponsorgelden geldt dat bij de Opdrachtbevestiging 50% van de factuur dient te worden voldaan en 4 weken voor aanvang van het desbetreffende Evenement de resterende 50%.
  3. De Deelnemer c.q. Sponsor is aansprakelijk voor alle aan de Uitgever verschuldigde kosten die verband houden met zijn deelname c.q. sponsoring, ongeacht of deze kosten zijn gemaakt door de Deelnemer c.q. Sponsor zelf of derden, handelend in zijn naam.

5 Aansprakelijkheid

De Uitgever is niet aansprakelijk voor schade, hoe ook genaamd, geleden door de Deelnemer c.q. Sponsor, diens personeel of diens bezoekers, bedrijfsschade en schade door diefstal, vernieling of welke andere oorzaak dan ook daaronder begrepen, indien deze schade aan derden kan worden toegerekend. De Deelnemer c.q. Sponsor vrijwaart de Uitgever tegen iedere aanspraak van derden, wegens schade, hoe ook genaamd, veroorzaakt door de Deelnemer c.q. Sponsor zelf, diens personeel of diens bezoekers.

6 Verhindering sponsoren

  1. Indien de Sponsor door bijzondere omstandigheden, gelegen buiten zijn schuld, niet in staat is van de overeengekomen Standruimte en/of diensten gebruik te maken, is de Sponsor bevoegd om de overeenkomst van deelname annuleren, tot maximaal 6 maanden voor aanvang van het Evenement. In dit geval is de Sponsor 35% van de totaal overeengekomen Sponsorgelden verschuldigd, alsmede de in verband met zijn sponsoring op zijn verzoek door of middels de Uitgever gemaakte overige kosten, vermeerderd met een eventueel verschuldigde éénmalige registratiesom.
  2. Bij annulering door de Sponsor binnen 3-6 maanden voor aanvang van het Evenement is de Sponsor 50% van de totale overeengekomen Sponsorgelden verschuldigd, alsmede de in verband met zijn sponsoring op zijn verzoek door of middels de Uitgever gemaakte overige kosten, vermeerderd met een eventueel verschuldigde éénmalige registratiesom.
  3. Bij annulering door de Sponsor binnen 2-3 maanden voor aanvang van het Evenement is de Sponsor 75% van de totale overeengekomen Sponsorgelden verschuldigd, alsmede de in verband met zijn sponsoring op zijn verzoek door of middels de Uitgever gemaakte overige kosten, vermeerderd met een eventueel verschuldigde éénmalige registratiesom
  4. Bij annulering door de Sponsor binnen 0-2 maanden voor aanvang van het Evenement is de Sponsor 100% van de totale overeengekomen Sponsorgelden verschuldigd, alsmede de in verband met zijn sponsoring op zijn verzoek door of middels de Uitgever gemaakte overige kosten, vermeerderd met een eventueel verschuldigde éénmalige registratiesom.
  5. Als datum van annulering geldt de datum waarop de aangetekende brief met annulering in het bezit is van de Uitgever. De Uitgever is gerechtigd de verschuldigde schadevergoeding in mindering te brengen op de reeds betaalde huursom

7 Verhindering deelnemers

  1. Annulering door de Deelnemer aan een Evenement is uitsluitend rechtsgeldig indien deze schriftelijk geschiedt. Bij schriftelijk annuleren per post is de datum van de poststempel beslissend voor het tijdstip van annulering. Bij annulering per telefax of langs elektronische weg is het tijdstip van ontvangst van de telefax of het elektronische bericht door de Uitgever beslissend voor het tijdstip van annulering.
  2. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, kan de Deelnemer tot uiterlijk vier weken voor aanvang van een Evenement kosteloos annuleren. In geval van annulering na vier tot twee weken voor aanvang van een Evenement is de Deelnemer 25% van het inschrijfgeld (inclusief, indien van toepassing, het horeca-arrangement) verschuldigd. Bij annulering binnen twee weken voor de aanvang van een Evenement is de Deelnemer het volledige inschrijfgeld (inclusief, indien van toepassing, het horeca-arrangement) verschuldigd. Indien de Deelnemer zich niet voor het gehele Evenement maar voor een afzonderlijk gedeelte van een Evenement heeft ingeschreven, dient onder aanvang van een Evenement de aanvang van het betreffende gedeelte van het Evenement te worden verstaan.
  3. Opties voor deelname aan een Evenement kunnen tot uiterlijk zes weken voor de aanvang van een Evenement worden genomen. Deze opties zijn twee weken (te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de optie door de Uitgever) geldig en verlopen bij niet-uitoefening automatisch zonder dat de Uitgever dit aan de Deelnemer behoeft te melden.
  4. Bij verhindering of niet deelnemen aan een Evenement door de Deelnemer zonder tijdige annulering, is de Deelnemer het gehele inschrijfgeld aan de Uitgever verschuldigd.
  5. Ingeval een Deelnemer niet in staat is een Evenement bij te wonen, is de Deelnemer bevoegd een vervanger aan het Evenement te laten deelnemen.
  6. In geval een Deelnemer of diens eventuele vervanger niet bij een Evenement aanwezig is geweest, zal de Uitgever het eventueel tijdens deze bijeenkomst aan de deelnemers uitgereikte materiaal aan de Deelnemer toesturen op diens verzoek, tegen vergoeding van de daarvoor door de Uitgever te maken kosten.

8 Inhoud evenement

  1. Het programma van een Evenement staat beschreven in het meest recente folder- en ander voorlichtingsmateriaal van de Uitgever dat op een bepaald Evenement betrekking heeft. De Uitgever behoudt zich het recht voor wijzigingen in het programma aan te brengen.
  2. Alle van of namens de Uitgever in het kader van een Evenement door de Deelnemer verkregen informatie en (werk)materiaal is uitsluitend bedoeld voor eigen gebruik van de Deelnemer of diens organisatie.
  3. De Uitgever behoudt zich het recht voor het tijdstip, locatie en plaats van een Evenement te wijzigen. De Uitgever zal de Deelnemer daarvan tijdig op de hoogte stellen. De Uitgever behoudt zich voorts het recht voor aangekondigde sprekers te vervangen.
  4. Uitgever zal voor een adequate en deugdelijke kwaliteit van de Evenement zorgdragen.

9 Aanvullend reglement voor Deelnemers c.q. sponsoren

Indien van toepassing wordt het reglement voor Deelnemers c.q. Sponsoren van en exposanten op de locatie geacht deel uit te maken van de overeenkomst van deelname. Het reglement is desbetreffende gevallen te allen tijde kosteloos bij de Uitgever op te vragen.

10 Voorwaarden voor opdrachtgevers van evenementen

  1. Toepasselijkheid: op alle overeenkomsten, aanbiedingen en/of offertes van de Uitgever met betrekking tot de organisatie van Evenementen, zijn naast de algemene bepalingen de onderhavige voorwaarden voor congressen van toepassing.
  2. Ook na de totstandkoming van de overeenkomst dient de door de Uitgever opgegeven kostenbegroting als richtprijs te worden beschouwd. Bij overschrijding van de begroting zal de Uitgever vooraf van Opdrachtgever goedkeuring dienen te verkrijgen, tenzij deze overschrijding het gevolg is van een verhoging van door derden berekende kosten. In dat laatste geval zal de Uitgever Opdrachtgever hiervan op de hoogte stellen en is Opdrachtgever gehouden die verhoging te betalen.
  3. De in de toelichting op de offerte opgenomen afspraken dienen als voorlopig te worden aangemerkt. Wijzigingen van deze afspraken kunnen alleen in onderling overleg worden aangebracht. Opdrachtgever verplicht zich bij enige wijziging van de afspraken zodanig mee te werken dat de goede en tijdige uitvoering van de overeenkomst geen gevaar loopt.
  4. Indien de Uitgever bij de uitvoering van de overeenkomst van de diensten van derden gebruik maakt, zal de Uitgever in naam van de Opdrachtgever en voor rekening en risico van de Opdrachtgever met deze derden handelen. Opdrachtgever vrijwaart de Uitgever van vorderingen van derden ter zake.
  5. Facturen van door de Uitgever, namens Opdrachtgever, ingeschakelde derden zullen door de Uitgever worden gecontroleerd en na zijn akkoordbevinding binnen de daarvoor gestelde termijn door Opdrachtgever dienen te worden betaald, tenzij de Uitgever deze facturen inmiddels voor Opdrachtgever heeft betaald. In dat laatste geval is Opdrachtgever de betreffende kosten aan de Uitgever verschuldigd, en zal Opdrachtgever deze op eerste verzoek van de Uitgever voldoen.
  6. Opdrachtgever is tot uiterlijk twee maanden voor de datum van (aanvang van) het Evenement bevoegd de overeenkomst schriftelijk te annuleren, in welk geval Opdrachtgever aan de Uitgever de kosten is verschuldigd van de reeds door de Uitgever aan de uitvoering van de overeenkomst bestede uren en gemaakte kosten. Tevens dient Opdrachtgever alle kosten van door de Uitgever ten behoeve van het Evenement ingeschakelde derden te vergoeden, hetzij rechtstreeks aan deze derden, hetzij aan de Uitgever, indien de Uitgever deze derden op eigen naam heeft ingeschakeld. Voorts is Opdrachtgever aan de Uitgever een vaste schadevergoeding verschuldigd die gelijk is aan 15% van het netto totaalbedrag van de voor de diensten van de Uitgever in de overeenkomst opgenomen vergoedingen.
  7. Bij annulering van de overeenkomst door Opdrachtgever korter dan twee maanden voor (aanvang van) het Evenement is Opdrachtgever de in de offerte opgenomen totaalvergoedingen verschuldigd aan de Uitgever en ingeschakelde derden.
  8. De Uitgever is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door derden die voor de uitvoering van de overeenkomst met Opdrachtgever door de Uitgever zijn ingeschakeld.
  9. Het Evenement wordt gehouden onder naam en verantwoordelijkheid van Opdrachtgever. De Uitgever aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade die bij Deelnemers, sprekers en andere derden ten gevolge van het Evenement en/of de organisatie daarvan mocht ontstaan. De Opdrachtgever vrijwaart de Uitgever van dergelijke aanspraken.

Versie d.d. juni 2015.